Chỉ thị đã đổi màu khi nhận hàng: quy trình xử lý từng bước

Nguyên tắc: chỉ thị đổi màu là thông tin, chưa phải kết luận

Chỉ thị đổi màu cho biết hàng đã trải qua một điều kiện vượt ngưỡng: va đập trên mức G, nghiêng quá góc, nóng hay lạnh quá nhiệt độ. Nó không tự động có nghĩa là hàng đã hỏng. Quyết định cuối cùng phải dựa trên:

• Mức độ: bao nhiêu chỉ thị kích hoạt, ô nào của WarmMark đã đổi màu, dữ liệu logger nếu có.
• Khả năng chịu đựng của sản phẩm: dữ liệu độ ổn định (thuốc, vaccine), giới hạn va đập, nghiêng của nhà sản xuất thiết bị.
• Kết quả kiểm tra sau khi cách ly.

Vì vậy quy trình có hai mục tiêu song song: giữ nguyên bằng chứng và không đưa hàng vào sử dụng trước khi có kết luận.

Sáu bước xử lý

Bước 1 — Chưa ký nhận "hàng tốt". Ghi chú ngay trên vận đơn, phiếu giao nhận: loại chỉ thị, serial, trạng thái (ví dụ "ShockWatch 2 QR serial … đã đỏ; TiltWatch serial … chưa kích hoạt"). Yêu cầu người giao hàng ký xác nhận ghi chú.

Bước 2 — Ghi bằng chứng.

• Chụp ảnh chỉ thị cận cảnh và toàn cảnh kiện, có nhãn vận đơn trong khung hình.
• Với chỉ thị QR (ShockWatch 2 QR, TiltWatch XTR QR, WarmMark QR, FreezeSafe QR): quét QR để lưu trạng thái, thời gian, vị trí, serial và ảnh lên SpotSee Cloud — không cần ứng dụng.
• Với logger: dừng ghi, lưu báo cáo; không khởi động lại logger trước khi tải dữ liệu.
• Không tháo, không che chỉ thị.

Bước 3 — Cách ly. Đưa hàng vào khu cách ly có đánh dấu (vạch sơn, biển "Chờ kiểm tra"); với hàng nhiệt độ, cách ly trong điều kiện bảo quản đúng (tủ 2–8 °C, kho đông) — hàng có thể vẫn tốt, đừng làm nó hỏng thật trong lúc chờ.

Bước 4 — Kiểm tra. Theo hướng dẫn của nhà sản xuất:

• Va đập, nghiêng: mở kiện có mặt đơn vị giao hàng nếu được; kiểm tra ngoại quan, chạy thử, đo kiểm; với máy nén, để đứng yên theo thời gian quy định trước khi chạy.
• Nhiệt độ: đối chiếu mức phơi nhiễm (ô WarmMark, dữ liệu logger) với dữ liệu độ ổn định; với vaccine nghi đông băng, thử nghiệm lắc (shake test) theo hướng dẫn.

Bước 5 — Quyết định và ghi hồ sơ. Chấp nhận / chấp nhận có điều kiện / trả lại / hủy — kèm người phê duyệt (QA, kỹ thuật). Lưu ảnh, báo cáo, biên bản cùng hồ sơ lô hàng.

Bước 6 — Khiếu nại và phản hồi chuỗi cung ứng. Thông báo nhà vận chuyển, bảo hiểm trong thời hạn hợp đồng; thống kê sự cố theo tuyến, đơn vị vận chuyển, cách đóng gói để khắc phục — xem phân định trách nhiệm hư hỏng.

Biên bản: những trường thông tin tối thiểu

Theo loại chỉ thị: điểm cần lưu ý

Đào tạo người nhận hàng

Quy trình chỉ chạy được khi người đứng ở cửa kho biết đọc chỉ thị. Mỗi chỉ thị SpotSee QR đều có hướng dẫn cho người nhận (recipient guidance) — Fast Group dịch và in kèm khi giao hàng, và có thể tổ chức buổi hướng dẫn ngắn cho đội kho. Nhãn đi kèm in sẵn hướng dẫn trên kiện — xem phụ kiện chỉ thị.

Giải pháp: logistics, hàng dự án, kho thuốc GSP, phân phối GDP, nhà sản xuất thiết bị, bảo hành.